Nieuwe speelvoorzieningen voor 11 gemeenten

De Europese aanbesteding voor raamovereenkomsten van Speelvoorzieningen 2022 t/m 2025 was meer dan alleen een procedure. Het werd een mooi voorbeeld hoe 11 gemeenten hun krachten bundelden om samen hun visie te verwezenlijken en voordeel te behalen.

Voorbereiding

Op basis van een zorgvuldige voorbereiding werd al snel duidelijk dat samenwerking voor alle deelnemers een interessant potentieel bood. Hogere korting, goede kwaliteitseisen, kwalitatief goed en voldoende aanbod, delen van ervaring en centrale sturing waren enkele argumenten voor massale deelname.

Verloop van de aanbesteding

De aanbesteding was onderverdeeld in 4 percelen, gebaseerd op materiaalsoort (Kunststof, Metaal/RVS/Hout/Robiniahout). Op basis daarvan ontvingen wij in totaal 22 inschrijvingen.

De inschrijvingen zijn beoordeeld op de gunningscritera, die uitgesplitst zijn naar prijs en kwaliteit. Daarvan was één van de opgenomen kwalitatieve criteria duurzaamheid, een belangrijke beleidsdoelstelling van alle deelnemende gemeenten.

Een afvaardiging van de 11 gemeenten heeft de inschrijvingen beoordeeld. Er zijn geen bezwaren binnengekomen en afgevaardigden van de deelnemende gemeenten zijn tevreden over het gecontracteerde aanbod.

Quote van contractmanager Oldebroek:

"Deze reis naar vernieuwende speelvoorzieningen is een prachtig voorbeeld van wat mogelijk is als gemeenten de handen ineenslaan. Het resultaat overtrof onze verwachtingen en ik kijk ernaar uit om samen met alle gemeenten en leveranciers verder te bouwen aan een duurzame en speelse toekomst voor onze regio!"

Wat het opleverde

Ten opzichte van de oude situatie, zijn we tevreden dat we nu hogere kortingen hebben behaald en geen verplichte mini competities meer hebben. Alle gemeenten doen mee. En we hebben nu 11 contracten in plaats van 10, dus meer keuze.

Invoering van de raamovereenkomsten

Om de werkelijke waarde uit de overeenkomsten te kunnen halen, willen we ervoor zorgen dat de deelnemers goed geïnformeerd zijn over de mogelijkheden en het gebruik van de overeenkomsten. Daarom hebben we de volgende acties genomen:

1. Er is een contractmanager aangewezen vanuit de deelnemende gemeenten.
2. Jaarlijks haalt de contractmanager de input op bij deelnemende gemeenten
3. Jaarlijks is er een evaluatiemoment (zowel met leveranciers als met de deelnemende gemeenten)
4. Jaarlijks wordt er een interactieve themabijeenkomst via Teams georganiseerd, waar 3 leveranciers de ruimte krijgen om (hun) ontwikkelingen en aandachtspunten onder de aandacht te brengen
5. Jaarlijks is er controle op de prijslijsten en bijstelling prijsafspraken (indexatie) en worden prijslijsten tijdig gedeeld. Er is daarmee actiever grip op de prijzen.
6. Er is een template opgesteld in Negometrix voor de uitvoering van de (optionele) minicompetitie

De raamcontracten gaan uit van wederzijds belang en wederkerigheid. Vandaar dat de contractmanager een belangrijke rol vervult om de voordelen van het contract ook zo goed mogelijk te benutten en dat vanuit de leveranciers er ruimte is voor delen van ontwikkelingen.

Conclusie

Het verloop van de aanbestedingsprocedure was door de grote interesse van de markt zeer intensief, wat met grote inzet door twee NIC consultants en 2 aangehaakte inkoopcoördinatoren uitstekend is uitgevoerd. We kijken terug op een succesvolle aanbesteding en zijn ervan overtuigd dat door de bundeling van krachten alle deelnemers profiteren van het resultaat.